Our Blog of Usefull Information and Links


PPP Loan Forgiveness: The Complete 
Guide 

By Owen Yin on October 6, 2020 

What is the Paycheck Protection Program? (A Simple Guide) | Bench 
Accounting 

On March 27, 2020  the U.S. federal government signed the CARES Act into law—a big coronavirus relief 
bill aimed at supporting small businesses through the current pandemic. 

One of the measures in the bill is the Paycheck Protection Program—here’s everything you need to 
know. 

What is the Paycheck Protection Program? 

The Paycheck Protection Program is a loan program that originated from the Coronavirus Aid, Relief, and 
Economic Security (CARES) Act. This was originally a $350-billion program intended to provide American 
small businesses with eight weeks of cash-flow assistance through 100 percent federally guaranteed 
loans. The loans are backed by the Small Business Administration (SBA) You can read the bill in its 
entirety 

here

The program was then expanded by the Paycheck Protection Program and Health Care Enhancement 
Act in late April, adding an additional $310 billion in funding. 

Now, the Paycheck Protection Program Flexibility Act has made important changes to the program, by 
allowing for more time to spend the funds, and making it easier to get a loan fully forgiven.  

Program highlights 

•  All small businesses are eligible 

•  The loan has a maturity rate of 2 years and an interest rate of 1%. Loans made after June 5 have 

a length of 5 years. 

•  No need to make loan payments until either your forgiveness application is processed, or 10 

months after your covered period ends 

•  No collateral or personal guarantees required 

•  No fees 

•  The loan covers expenses for 24 weeks starting from the loan origination date (if the obligations 

began before February 15, 2020) 


•  The loan can be forgiven and essentially turn into a non-taxable grant 

Do I qualify for the program? 

Likely yes! Paycheck Protection Program loans are more extensive than SBA disaster loans. Small 
businesses, sole proprietorships, independent contractors, and self -employed individuals can all qualify. 

•  Sole proprietorships will need to submit a Schedule C from their tax return filed (or to be filed) 

showing the net profit from the sole proprietorship. 

•  Independent contractors will need to submit Form 1099-MISC in addition to their Schedule C. 

•  Self-employed individuals will need to submit payroll tax filings reported to the Internal 

Revenue Service. 

What can I use the funds for? 

At least 60 percent of the PPP loan must be used to fund payroll and employee benefits costs. 

The remaining 40 percent can be spent on: 

•  Mortgage interest payments 

•  Rent and lease payments 

•  Utilities 

If you stick to these guidelines, you’ll be able to have 100% of the loan forgiven (effectively turning it 
into a tax-free grant). 

Warning: As part of your application, you’ll be asked to certify that you will spend the funds in the 
appropriate way. If you don’t spend the funds in the right way, you could be charged with fraud. 

What counts as “payroll costs”? 

Payroll costs under the PPP program include: 

•  Salary, wages, commissions, tips, bonuses and hazard pay (capped at $100,000  on an annualized 

basis for each employee) 

•  Employee benefits including costs for vacation, parental, family, medical, or sick leave allowance 

for separation or dismissal; payments required for the provisions of group health care benefits 
including insurance premiums; and payment of any retirement benefit 

•  State and local taxes assessed on compensation 

•  For a sole proprietor or independent contractor: wages, commissions, income, or net earnings 

from self-employment, capped at $100,000  on an annualized basis for each employee. 


In other words, most payroll costs are covered. However, the following scenarios are not covered: 

•  Payments made to independent contractors 

•  S corps and C corps owners who aren’t on payroll (shareholders distributions don’t count as 

payroll under this program) 

The $100,000 salary cap 

As mentioned above, payroll expenses are capped for individuals earning over $100,000.  

If you or any employees had an annual salary over $100,000  in 2019,  you can only claim $100,000  (and 
nothing above it). So if an employee makes $120,000, you would subtract $20,000  from their salary for 
the purpose of the PPP. This would give you $8,333.33  as a monthly average payroll ($100,000 divided 
by 12). 

If you are a sole proprietor or independent contractor without payroll and your net profit was ove r 
$100,000  in 2019,  this will also be capped at $100,000.  You would divide this by 12 to get $8,333.33  as 
your monthly average payroll. 

How much funding can I receive? 

The maximum amount you can receive from your SBA-approved lender is your monthly average payroll 
cost in 2019,  multiplied by 2.5, up to a maximum of $10 million. 

If you are a seasonal employer, the monthly average cost will be calculated differently. The l ender will 
use a 12-week period beginning either February 15, 2019  or March 1, 2019,  and ending June 30, 2019.  

If your business did not exist before June 30, 2019, the lender will look at your costs in January and 
February 2020. 

How do I apply? 

The SBA itself doesn’t lend you the money, they just “back” the loan that the lender provides. You can 
check out the SBA’

Lender Match tool

 to find an eligible SBA 7(a) lender. 

Sole proprietorships can apply starting April 3. Independent contractors and self-employed individuals 
can apply starting April 10. You are encouraged to apply early as there is a funding cap for this program. 
You have until August 8 to submit an application. 

As part of your application, you’ll be asked to verify: 

•  Current economic uncertainty makes the loan necessary to support your ongoing operations. 

•  The funds will be used to retain workers and maintain payroll or to make mortgage, lease, and 

utility payments. 

•  You have not and will not receive another loan under this program. 


•  Documentation that verifies the number of full-time equivalent employees on payroll and the 

dollar amounts of payroll costs, covered mortgage interest payments, covered rent payments, 
and covered utilities for the eight weeks after getting this loan. 

•  You acknowledge that the lender will calculate the eligible loan amount using the tax documents 

you submitted. You affirm that the tax documents are identical to those you submitted to the 
IRS. 

Here is the 

Paycheck Protection application form

, which shows the information you’ll need to provide. 

Financial documentation you’ll need 

You’ll need to provide payroll/bookkeeping records to prove your payroll expenses. 

That could include: 

•  Payroll processor records 

•  Payroll tax filings 

•  Payroll tax forms from 2019  (Forms 941, 940  and W-3) 

•  Form 1099-MISC records 

•  Schedule C for a sole proprietorship 

If you have employees (and you’re paying yourself through payroll too), the easiest way to get the 
financial information you’ll need is by downloading a payroll report through your payroll provider). 

If you’re self-employed and don’t yet have a completed Schedule C to submit, you will likely need to get 
retroactive bookkeeping to calculate your net profit for your Schedule C. Apart from bookkeeping, it will 
be very difficult to accurately show your net profit, which is the number your PPP loan amount will hinge 
on. If you don’t have a reliable bookkeeping solution in place, Bench can do your bookkeeping for you. 

Learn more

. 

If you own more than one business 

We are hearing reports that entrepreneurs who own more than one business are having difficulty 
getting relief funding when their businesses don’t have cleanly separated finances. If you own more 
than one business, it’s important to get separate bookkeeping done for each business. This will become 
doubly important when it comes time to prove your expenses for loan forgiveness. 

How can I get my loan forgiven? 

In the 24 weeks following your loan signing date, all expenses related to the following can be forgiven:  

•  Payroll—salary, wage, vacation, parental, family, medical, or sick leave, health benefits, bonuses, 

hazard pay. Individual compensation is capped at $100,000  annualized. 

•  Mortgage interest—as long as the mortgage was signed before February 15, 2020 

•  Rent—as long as the lease agreement was in effect before February 15, 2020 


•  Utilities—as long as service began before February 15, 2020 

You’ll need to keep your records and have accurate bookkeeping to prove your expenses during the loan 
period. You will also need to have spent 60% of the loan on payroll in order to qualify for forgiveness on 
the entire loan. 

The lender must make a decision within 60 days of your forgiveness application submission.  

What are the conditions for loan forgiveness? 

The purpose of the Paycheck Protection Program is to, well, protect paychecks. You must commit to 
maintaining an average monthly number of full-time equivalent employees equal or above the average 
monthly number of full-time equivalent employees during the previous 1-year period. And you must 
spend 60% of the loan funds on payroll. 

The amount that can be forgiven will be reduced… 

•  In proportion to any reduction in the number of employees retained. 

•  If any wages were reduced by more than 25%. 

If you rehire employees that were previously laid off at the beginning of the period, or restore any 
decreases in wage or salary that were made at the beginning of the period, you will not be penalized for 
having a reduction in employees or wages, as long as you do this by December 31, 2020. 

A new exemption  on re-hiring employees 

Employees who were laid off or put on furlough may not wish to be rehired onto payroll. If the 
employee rejects your re-employment offer, you may be allowed to exclude this employe e when 
calculating forgiveness. To qualify for this exemption: 

•  You must have made an written offer to rehire in good faith 

•  You must have offered to rehire for the same salary/wage and number of hours as before they 

were laid off 

•  You must have documentation of the employee’s rejection of the offer 

Note that employees who reject offers for re-employment may no longer be eligible for continued 
unemployment benefits. 

Paycheck Protection FAQs 

Can I apply to the PPP through more than one lender? 

Yes! There is no harm in applying through more than one lender. Whoever processes your application 
first will receive an SBA approval number for your business (if you qualify for the loan). This number is 
called a PLP. The SBA will only issue one PLP for each Tax ID, meani ng there is no chance you will 
accidentally get approved for two PPP loans. 


If you are approved for a PPP loan, your application with the other lenders will eventually be rejected, so 
it’s best to withdraw your application from the other lenders once you’ve been approved. 

So far, there has been no guidance issued by the Treasury or SBA stating that you can only apply through 
one lender at a time. In fact, lenders are encouraging businesses to apply through multiple lenders, to 
increase their chances of getting processed in time. 

How does this differ from the SBA disaster loan? 

The SBA also offers an Economic Injury Disaster Loan (EIDL)—often shortened to just SBA disaster loan. 
This is a separate, but similar, initiative. Here’s how they differ: 

•  No personal or business collateral is required. The SBA disaster loan may require collateral for 

loan amounts over $25,000. 

•  It’s ok if you also have access to credit elsewhere. To receive a SBA disaster loan you generally 

need to have no other source of credit. 

•  The funding covers a more restrictive set of purposes (details below). The SBA disaster loan 

can cover most operating expenses. 

•  Your loan can be forgiven if you follow the terms. The SBA disaster loan requires repayment. 

How is this similar to the SBA disaster loan? 

•  You need to declare (in good faith) that the uncertainty of current economic conditions makes 

the loan necessary for your business. 

•  It’s free to apply. 

•  You have an extended deferment period (6-12 months, depending on your lender) before you 

begin repayment. 

•  There is no prepayment penalty. 

Can I apply for PPP and an SBA disaster loan? 

Yes, you can. However, you can’t apply for an SBA disaster loan for the same purpose as the Paycheck 
Protection Program. That being said, when you apply for the SBA disaster loan, you can also request a 
$10,000  emergency grant, interest-free. You can apply for the loan and gran

here

I reduced  my workforce. Will this affect my PPP application? 

Yes, but only if you do not plan on rehiring them or restoring their pay for their typical work hours. If you 
can prove by December 31st that you’ve maintained the salary and wages of your employees and that 
their pay hasn’t dropped below 25% of the stated monthly average, you will have a strong application. 

If you’re a sole prop, it will be based on your self-employment income. More specifically, this will be the 
net profit reported on your Schedule C. That is the number you pay tax on therefore it is treated as your 
salary. You can define your monthly average payroll expenses as that net profit number for the year 
divided by 12. Payroll expenses are capped for individuals earning over $100,000 so if you have greater 
than $100,000  in net profit, use $100,000  as your total income and thus $8,333.33  as the monthly 
average. 

Need More Information?

Click on the "Get Started" button below, fill out our contact form and we will contact you within 48 hours.
Get Started